Datenschutzerklärung (Privacy Policy)

Nach DSGVO & Discord Developer Policies · Stand: August 2026

Compliance Hub

Inhaltsverzeichnis

1. Präambel & Verantwortliche Stelle
2. Rollenverteilung nach DSGVO (Art. 28)
3. Erhobene Daten & Verarbeitungszwecke
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
5. Speicherdauer & Löschfristen
6. Selbstbedienung & Datenkontrolle
7. Drittanbieter & KI-Verarbeitung (Ollama)
8. Sicherheitsmaßnahmen & Verschlüsselung
9. Rechte der betroffenen Personen
10. Mindestalter & Kontaktdaten

1. Präambel & Verantwortliche Stelle

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den J&J Kaidra und das Web-Dashboard (https://bot.kaidra.app).

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
J&J Kaidra Administration & Entwicklung
Website: bot.kaidra.app
Anfragen / Kundendienst: Erreichbar über das Web-Dashboard oder den offiziellen Discord-Server.

2. Rollenverteilung nach DSGVO (Art. 28 DSGVO)

Bei der Nutzung von Discord-Bots unterscheidet die DSGVO zwischen zwei Rollen:

Verantwortlicher für Dashboard-Konten & Globales Profil: Für die Anmeldung am Dashboard via Discord OAuth2, die Verwaltung globaler Benutzereinstellungen und das Speichern persönlicher Opt-Outs handeln die Betreiber von J&J Kaidra als Verantwortlicher.
Auftragsverarbeitung für Server-Funktionen (Art. 28 DSGVO): Für serverspezifische Daten (z. B. Moderations-Logs, Ticketinhalte eines bestimmten Discord-Servers, serverbezogene Statistiken) agiert der jeweilige Server-Administrator als Verantwortlicher. Der J&J Kaidra stellt lediglich die technische Infrastruktur als Auftragsverarbeiter bereit.

3. Erhobene Daten & Verarbeitungszwecke

Folgende Datenkategorien werden zur Erbringung der Bot-Funktionalitäten verarbeitet:

Datenkategorie	Erfasste Datenpunkte	Verarbeitungszweck
Nutzer-Identifikation	Discord User-ID, Benutzername, Avatar-URL	Dashboard-Authentifizierung, Zuordnung von XP-Ständen, Rechteprüfung.
Server- & Rollendaten	Guild-ID, Channel-IDs, Rollen-IDs	Modulverwaltung, Vergabe von Selbstrollen, Zuordnung von Server-Konfigurationen.
Aktivität & Statistiken	Nachrichten-Zähler pro Kanal, Voice-Zeiten, XP-Fortschritt	Berechnung von Levelaufstiegen, Leaderboards und Aktivitätsstatistiken.
Moderation & Support	Warn-Logs, Ticket-Verläufe, Bewerbungsformulare	Bereitstellung von Moderations-Logs und Abwicklung von Support-Tickets.
KI-Support (Optional)	Nutzerfragen, temporärer Gesprächsverlauf	Erzeugung von Antworten im KI-Hilfesystem. Nur bei aktiver Aktivierung.
Bildprüfung (Optional)	Bilder aus dem Meme-Kanal und hochgeladene Vorlagen – ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher	Automatische Sichtung auf unzulässige Inhalte. Das Bild wird für die Dauer der Prüfung an die lokale KI übergeben und danach verworfen; es wird keine Kopie angelegt. Nur bei einem Treffer entsteht eine Meldung an das Team (Kurzeinschätzung, Link zur Nachricht). Nur bei aktiver Aktivierung.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (DSGVO)

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der angeforderten Bot-Funktionen (Leveling, Tickets, Moderation).
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit des Bots, Schutz vor Spam/DDoS, Missbrauchsbekämpfung und anonyme Gesamtauswertungen.
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Aktivierung des KI-Gesprächsgedächtnisses oder freiwillige Angaben in Formularen.

5. Speicherdauer & Datenlöschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist:

Serverbezogene Daten: Werden aufbewahrt, solange der Bot auf dem jeweiligen Server installiert ist oder bis eine Bereinigung durch den Server-Admin erfolgt.
KI-Erinnerungen: Werden auf Wunsch des Nutzers im Dashboard oder per Discord-Befehl sofort gelöscht.
Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche handels- oder steuerrechtliche Vorgaben bleiben unberührt.

6. Selbstbedienung & Datenkontrolle

Jeder Nutzer hat bei uns die volle direkte Kontrolle über seine eigenen Daten:

Selbstbedienungs-Tools: Im Dashboard unter Privatsphäre oder in Discord mit dem Befehl /privatsphäre kannst du deine gespeicherten KI-Erinnerungen und Aktivitätsdaten jederzeit einsehen oder per Mausklick löschen.

7. Drittanbieter & Lokale KI-Verarbeitung (Ollama)

Discord API: Der Bot kommuniziert über die offizielle Discord API. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Discord Inc.
Lokale KI (Ollama): Die KI-Assistenz wird über eine eigene, lokal gehostete LLM-Instanz (Ollama) ausgeführt. Es werden **keine** Eingaben an externe kommerzielle KI-Dienste (z. B. OpenAI) übertragen.
Bildprüfung: Ist die automatische Sichtung aktiviert, wird das Bild an dieselbe lokale Ollama-Instanz übergeben. Es verlässt das eigene Netz nicht, wird nicht zwischengespeichert und nicht zum Training verwendet. Ausgewertet wird ausschließlich, ob bestimmte Merkmale zu sehen sind – das Ergebnis ist eine kurze Einschätzung, kein gespeichertes Abbild.
Kein Datenverkauf: Nutzerdaten werden niemals an Dritte verkauft oder für Werbezwecke weitergegeben.

8. Sicherheitsmaßnahmen & Verschlüsselung

Der Schutz deiner Daten erfolgt durch moderne technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs). Verbindungen zum Dashboard werden ausnahmslos über verschlüsseltes HTTPS/TLS übertragen. Die Datenbanken sind serverseitig gegen unbefugte Zugriffe geschützt.

9. Rechte der betroffenen Personen

Dir stehen nach der DSGVO folgende Betroffenenrechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Einblick in deine gespeicherten Daten.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung deiner Daten ("Recht auf Vergessenwerden").
Widerspruchs- & Widerrufsrecht (Art. 21 & Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Widerruf erteilter Einwilligungen.

10. Mindestalter & Kontaktdaten

Die Nutzung des Bots richtet sich nach den Vorgaben der Discord Terms of Service (Mindestalter 13 Jahre).

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit über das Dashboard oder auf dem Discord-Server an uns wenden.